Esittelemme 5 helppoa vaihetta laskujenkäsittelyn automatisointiin

Laskujen käsittelyyn ja tiliöintiin uppoaa aina aikaa tai rahaa. Myöskin mitä enemmän ostolaskuja on käsiteltävänä, sitä epätarkempia taloustietoja yritysten talousjohtajat usein saavat. Eniten päänvaivaa tiliöintiprosessissa aiheuttavat yleensä seuraavat seikat:

  • Inhimilliset virheet, kuten väärä kustannuspaikka tai laskulta puuttuvat tiedot
  • Taloustietojen hidas päivittyminen toiminnanohjausjärjestelmään (ERP) – voi kestää päivistä jopa viikkoihin
  • Talousraporttien epätarkkuus – johtuen tietämättömyydestä tai epäselvyydestä oikean kustannuspaikan suhteen eri käsittelijöiden kesken
  • Laskujenkäsittelyn korkea kappalehinta, jopa 4,00-5,00 €/lasku
  • Heikko tai epätyydyttävä automaation taso mahdollisista investoinneista huolimatta

Ottamalla käyttöösi kehittämämme tekoälyn, voit eliminoida nämä laskujenkäsittelyyn liittyvät sudenkuopat – ja nostaa samalla tiliöinnin automaatiotason noin 85 %:iin. Syväoppivan tekoälyn oppimis- ja soveltamiskyky mahdollistavat laskujen automaattisen tiliöinnin rivitasolle saakka yrityksesi omien sisäisten tiliöintitapojen mukaisesti. Kyseessä on siis paljon tehokkaampi ratkaisu, kuin pelkkä sääntöihin perustuva automatisointi. Kaiken lisäksi tekoäly kehittyy jatkuvasti paremmaksi mitä enemmän sitä käytetään!

Me Elinarilla olemme suunnitelleet nämä viisi helppoa vaihetta laskuejenkäsittelyn tehostamiseksi:

1. Lukuisat laskut samaan putkeen

E-lasku, sähköpostin liitetiedostona oleva PDF, paperinen kirje… Saapuivatpa laskut millä tahansa formaatilla, ne on helppo ohjata automaation piiriin. Paperilla saapuvien laskujen osalta se vaatii vain skannauksen, jonka useimmiten hoitaakin jo ulkopuolinen palveluntarjoaja. Laskuttajien kirjavat käytännöt tai toisistaan poikkeavat ostolaskujen ulkoasut eivät siis ole este automatisoinnin aloittamiselle.

2. Tietojen poiminta

Järjestelmään menevältä laskuilta tunnistetaan tekstintunnistuksen avulla kaikki tieto, josta poimitaan sitten olennaiset kohdat syväoppivan tekoälyn päättelykykyä hyödyntäen. Tässä vaiheessa prosessia yleensä viivästyttävät laskun puutteelliset tiedot. Aukot voidaan kuitenkin täydentää automaattisesti laittamalla tekoäly etsimään tietoja muista, jopa yrityksen ulkopuolisista lähteistä.

3. Tiliöinnin automatisoiminen

Manuaalisen työn määrä laskujen tiliöinnissä vaihtelee huomattavasti eri organisaatioissa. Laskun hyväksymisen yhteydessä tai sen jälkeen organisaation sovittu edustaja yleensä määrittelee, mille tilille laskun kustannus kuuluu. Yksi lasku saattaa sisältää lukuisia eri rivejä, joiden sisällöt kuuluvat eri kustannuspaikoille. Käytössä voi olla jonkin verran automaattista oletustiliöintiä, esim. tietyltä laskuttajalta saapuville laskuille. Se on kuitenkin vasta pintaraapaisu. Mitä suurempi määrä ostolaskuja yritykseen saapuu, sitä paremmat taloudelliset hyödyt tekoälyllä voidaan saavuttaa. Tekoälyn ansiosta tiliöinti voidaan hoitaa automaattisesti rivitasolle saakka noin 85 %:sti.

4. Tekoälyn opetus käytön aikana

Tekoälystä puhuttaessa tarkoitamme tässä yhteydessä syväoppivaa tekoälyä. Se tarkoittaa syvien neuroverkkojen opettamista opetusdatan, eli asiakkaan lasku- ja tiliöintihistorian avulla. Syväoppiva tekoäly kykenee jäsentämään laskudataa ihmisen tavoin – toisin kuin yksinkertaisemmat tekoälyt. Se siis pelkkien numeroiden tunnistamisen sijaan ymmärtää, onko laskun numerosarjassa kyse esimerkiksi viite- vai tilinumerosta.

Ennen automaatioratkaisun käyttöönottoa olemme opettaneet tekoälylle yrityksesi toimintatavat opetusdatan avulla. Ratkaisun käyttöönoton jälkeen laskujenkäsittelijät seuraavat tekoälyn päätöksiä ja auttavat – eli opettavat – sitä tilanteissa, joissa se on epävarma. Kyseessä voi olla vaikkapa massasta poikkeava lasku, jonka tekoäly tulkitsee epäilyttäväksi. Ihmisten tekemistä korjauksista tekoäly oppii ymmärtämään yrityksesi tiliöintitapoja entisestään ja kehittyy kaiken aikaa. Tekoälyn oppimiskyvyn ansiosta automaatiotasonne paranee, mitä pidempään ratkaisu on ollut käytössä. Näin myös manuaalisen työn osuus vastaavasti vähenee, ja työntekijöidenne resursseja vapautuu tuottavampaan työhön.

5. Kustannusten siirtyminen taloushallinnan järjestelmiin

Kun tiliöintitiedot on poimittu laskulta, ne siirtyvät automaattisesti suoraan yrityksesi käyttämään toiminnanohjausjärjestelmään (ERP) tai laskujen kierrätysjärjestelmiin. Näin yrityksesi taloustilanne tiedossasi lähes reaaliaikaisesti laskun saavuttua. Myös kassavirran ennustaminen helpottuu ja tarkentuu.

Miten yrityksesi hyötyisi laskujen tiliöinnin automatisoinnista?

Ostolaskujen tiliöinnin automatisointi säästää sekä aikaa, että rahaa antaen teille selkeän kilpailuedun. Yrityksesi toiminta tehostuu, kun säästyneitä resursseja voidaan ohjata tuottavampaan toimintaan. Talousjohtajana sinulla on lisäksi entistä tarkempia talousraportteja liiketoiminnan kehittämisen tueksi.

Oletko kiinnostunut kuulemaan lisää tekoälyavusteisen automaation mahdollisuuksista? Ota yhteyttä jo tänään. Asiantuntijamme ovat täällä auttamassa sinua ja yritystäsi.

Älä myöskään unohda ladata ilmaista opastamme ostolaskujen tiliöinnin automatisoinnista. Kokeile myös demoamme, joka näyttää käytännössä automaattisen tiliöinnin tehokkuuden.

Ota yhteyttä - Ari Juntunen

Ari Juntunen 
Chief Technology Officer (CTO), Elinar
+358 40 524 4482

Tommi Turunen 
Account Manager, Elinar
+358 400 995 573

etunimi.sukunimi(at)elinar.com